電話対応のマナーで転職・就活に勝つ!社会人に必須のスキル

ビジネスシーンにおいて、電話はとても重要なコミュニケーションツールです。電話での応対の仕方は、相手への印象を大きく左右します。このブログでは、電話を受ける際や電話をかける際のマナーについて、具体的な例を交えながら詳しく解説しています。電話対応を適切に行うことで、スムーズなビジネスコミュニケーションが実現し、信頼関係の構築にもつながります。社会人として必須の電話対応スキルを身に付けましょう。

1. 電話対応のマナーの重要性

電話は、ビジネスシーンにおいて非常に重要なコミュニケーションツールです。

特に、就職や転職活動中は、電話でのやり取りが成否を左右することもあります。

そのため、電話対応のマナーを身に付けることは、社会人としての基本的なスキルと言えるでしょう。

信頼感の構築

電話での会話は、相手の顔が見えないため、言葉や声のトーンから信頼感を伝える必要があります。

電話の応対が丁寧であれば、相手に安心感を与え、「この人はしっかりした対応ができる」と評価されることが多いです。

逆に、マナーが欠けていると、簡単に印象が悪化し、企業側の判断に悪影響を及ぼす可能性があります。

企業文化の反映

企業の電話応対は、その企業文化を反映します。

適切なマナーを守った電話対応は、その企業のプロフェッショナリズムを示し、外部からの信頼を得る一助となります。

また、企業にとっても、優れた電話応対者を持つことは、顧客や取引先との良好な関係を築くために欠かせない要素です。

コミュニケーションの円滑化

電話でのマナーを知っていることで、コミュニケーションが円滑になります。

受け答えがスムーズであれば、相手に対する配慮や誠実さが伝わり、良好な関係を築く土台ができます。

特に転職活動中は、重要な情報を伝達する場面が多いため、迅速かつ正確な対応が求められます。

あなた自身の印象向上

電話のマナーをしっかりと守ることで、あなた自身の印象を良くすることができます。

ビジネスの場において、冷静で自信に満ちた対応は、他者からの評価を得る大きな要因となります。

特に面接や重要な商談前に電話を行う場合、良い印象を前もって獲得することは、成功の可能性を高めるでしょう。

緊張感と準備の必要性

電話をかける前は、緊張しがちですが、それを和らげるためにも、事前に何を話すかを準備することが大切です。

事前に用件を整理することで、焦りや戸惑いを避け、スムーズな会話が可能になります。真正面からのコミュニケーションが勝負の分かれ道になることが多いことを考慮すべきです。

電話対応のマナーは、社会人としての基本中の基本とも言えます。その重要性を十分に理解し、実践することで、ビジネスシーンでの信頼性を高め、成功へと繋がります。

2. 電話を受ける時のマナー

電話に応対することは、職場での重要なスキルです。

適切なマナーを守ることで、相手に対して好印象を与え、円滑なコミュニケーションが実現します。このセクションでは、電話を受ける際に注意すべき基本的なマナーを詳しく解説します。

2.1 迅速な応答を心がける

電話がかかってきた場合、3コール以内に応答するのが望ましいとされています。

迅速に応じることで、相手に対して不快感を与えることなく、スムーズに会話を始められます。

電話が鳴る瞬間には心を整え、メモを準備しておくことをおすすめします。

2.2 明瞭に名乗る

受話器を取ったら、「お電話ありがとうございます」と敬意を表し、続けて会社名と自身の名前をはっきりと伝えます。

この際、話すスピードと声の明瞭さに注意し、落ち着いて応答することが大切です。

急いでいるように聞こえると、相手に聞き取りづらい印象を与えてしまいます。

2.3 相手の情報を丁寧に確認

電話の相手が名乗った場合には、その会社名や名前をしっかり復唱し、メモを取ることが重要です。

相手の名前が明瞭でない場合は、「お手数ですが、もう一度おっしゃっていただけますか？」と丁寧に尋ねることで、確認を怠らないようにします。

この配慮は、相手への敬意を示すものです。

2.4 保留時の配慮

別の担当者に電話を取り次ぐ際は、保留機能を活用し、相手を長時間待たせないよう配慮が必要です。

保留の時間はおおよそ30秒を目安にし、相手をあまり待たせない工夫が求められます。

2.5 担当者が不在の場合の対応

担当者がいない場合、相手に謝罪しつつ、その状況をきちんと説明することが求められます。

また、折り返しの要否を確認し、連絡先が必要であればその旨を丁寧に尋ねることが大切です。相手の気持ちに配慮した丁寧な対応を心がけましょう。

2.6 メモを取ることの重要性

電話中に重要な情報をしっかり記録するためには、常にメモを取る準備が必要です。

特に折り返し依頼や相手からの伝言に関しては、きちんとメモを残しておくことで、後での確認が容易になります。

電話対応におけるマナーは、形式的なルールを守るだけでなく、相手への配慮や敬意を示すことが大切です。

これらの点を意識し、実際の業務に生かしていきましょう。

3. 電話をかける時のマナー

電話をかける際には、相手に対する配慮やビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。

このセクションでは、電話をする時に気をつけるべきポイントを詳しく説明します。

3.1 業務時間を気にする

電話をかける際は、相手が働いている時間帯を選ぶことが基本です。

特に、始業前や終業後、また、午前中の早い時間や午後の会議が予想される時間帯は避けるべきです。

一般的に、午前10時以降や午後2時から4時の間が最適とされています。相手のスケジュールを考慮することで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。

3.2 用件の整理

電話をかける前には、話したい内容をしっかり準備し、メモしておくことが大切です。

予め用件を整理することで、会話が脱線したり、長引いたりするのを防ぐことができます。

ただし、メモを見すぎて一方的に話すのは避け、相手にも分かりやすく話すことが重要です。

3.3 名乗りの大切さ

電話をかけた時には、最初に自分の名をきちんと名乗ることがマナーです。

「株式会社〇〇の△△と申します。お世話になっております。」といった形で自己紹介することで、電話の信頼性が向上します。

また、相手を尋ねる際も「□□様はいらっしゃいますか？」と丁寧に尋ねるのが良いでしょう。

3.4 整った環境の重要性

電話をかける際は、静かで集中できる環境を選ぶことが重要です。

周囲のノイズがあると、相手の声が聞き取りづらくなり、重要な情報を逃す恐れがあります。

外での通話が必要な場合でも、静かな場所を選ぶことを心掛けましょう。

3.5 相手の状況を考える

電話をかける際は、相手の業務状況にも配慮することが肝心です。

特に、昼休みや業務終了間際の時間帯は避けることが理想です。

もしその時間にかけなければならない場合は、「お忙しいところ失礼いたしますが」といった一言を添えることが大切です。

3.6 会話の進行に配慮

担当者に繋がった際には、再度自分の名前と会社名を伝えることが必要です。

これにより、相手に安心感を与え、会話をスムーズに進めることができます。

また、用件はできるだけ簡潔に伝え、必要があれば「○分ほどお時間いただけますか？」と事前に相手の都合を確認することも大切です。

これらのポイントをしっかり理解し実行することで、電話を使ったビジネスコミュニケーションの質が向上し、重要な情報を円滑にやり取りすることができます。

4. 転職活動中の電話対応

転職活動中は、多くのビジネスコミュニケーションが電話を通じて行われます。

電話でのやり取りは、企業にとって応募者の第一印象を決定づける重要な要素となります。そのため、丁寧で適切な対応が求められます。

4.1 電話をかける際のポイント

転職先の企業に電話をかける際、まず第一に 準備が肝心 です。次の点を押さえておきましょう。

• メモと筆記用具の用意
  事前に確認したい事項をメモしておくことで、重要な情報を聞き漏らすことを防ぎます。また、電話中にメモを取るための準備も忘れずに。

• 適切な時間帯を選ぶ
  応募先の企業の業務時間内に電話をかけるようにし、昼休みや終業後は避けるよう配慮しましょう。どうしてもその時間しか電話ができない場合でも、一言相手に配慮する言葉を添えることが望ましいです。

4.2 電話を受ける際のマナー

応募先企業や転職エージェントからの電話を受ける際も、以下のマナーを守ることが必要です。

• 落ち着いて受ける
  忙しい時でも、電話が鳴った際には気持ちを切り替えて落ち着いて受け答えすることが重要です。相手に良い印象を与えるためにも、整理された場所で受けるのが理想です。

• クリアな声で話す
  相手にしっかりと自分の言葉が伝わるよう、はっきりとした声で話すことが大切です。特に、ビジネスの場では明瞭なコミュニケーションが重要視されます。

4.3 折り返し電話について

企業からの電話に出られなかった場合には、速やかに折り返しの電話をかけるよう心掛けましょう。

• 当日中に連絡
  電話を受けられなかった場合は、その日にできるだけ早く折り返すことが好ましいです。時間が経過するほど、相手の印象が悪くなる可能性があるため注意が必要です。

• 柔軟な再調整を提案
  留守番電話やメッセージがあった際は、相手の希望に応じた時間帯での再調整を丁寧に提案することが重要です。「○月○日、この時刻にお電話することは可能でしょうか」といった具体的な日程を示すことで、相手も対応しやすくなります。

4.4 電話コミュニケーションの重要性

転職活動における電話対応は、単なる連絡手段にとどまらず、あなた自身のビジネスマナーやコミュニケーション能力を示す場でもあります。

企業は、電話の対応を通じてあなたの印象を形成しますので、常に丁寧な対応を心掛けましょう。

5. 効果的な電話対応のコツ

電話対応はビジネスにおいて必須のスキルであり、良好なコミュニケーションを確立するためにも重要です。ここでは、電話での対応を向上させるための具体的なテクニックを紹介します。

明るい声を意識する

電話では相手の表情が見えないため、声のトーンが非常に重要です。

明るく元気な声で話すことで、相手に好印象を与えることができます。

話す前に少し微笑んでみると、自ずと明るいトーンが出やすくなるでしょう。このような小さな工夫が、全体的な印象を大きく変える要素となります。

聴き取りやすい話し方

はっきりとした口調で、確実に内容が伝わるように心掛けましょう。

声が聞き取りづらくなることがあるため、意図的に間を取って話すことが重要です。

相手が理解しやすいように配慮することで、よりスムーズなコミュニケーションが可能になります。

メモを活用することの重要性

電話中に重要な情報を漏れなく把握するために、あらかじめ要点を整理したメモを持つことをお勧めします。

相手の名前や会社名、要件を記録しておくことで、問い合わせ時の確認が容易になります。

さらに、電話中に得た情報についてもその場でメモを取ることによって、しっかり内容を把握できます。

具体的な質問をする

相手の意図や要件を正しく理解するには、疑問点があれば遠慮せずに質問する姿勢が重要です。

「その点について、もう少し詳しくお聞かせいただけませんか？」のような具体的な質問をすることで、より深く情報を得ることができます。

終了時の確認を欠かさない

電話の終わりには、相手の伝えた内容を繰り返して確認することが大切です。

「あなたが言われたのは○○ですね。これで間違いありませんか？」といった形で復唱することで、誤解を避けることができ、お互いに理解が深まります。

忙しい時でも丁寧な対応を

忙しい時でも電話の対応をおろそかにしないことが、相手との関係を築く鍵です。

電話をかけてくる人は、何か話したいことがあるため、急いで会話を切り上げるのではなく、しっかりと耳を傾ける姿勢が求められます。

継続的な練習を

電話対応に自信がない方は、繰り返しの練習を通じてスキルを磨くことがオススメです。

家族や友人と模擬電話を行うことで、リアルな状況に慣れることができ、実際の電話にも落ち着いて臨むことができるようになります。

これらのポイントを日常の業務に取り入れることで、電話対応のスキルを向上させることができます。

効果的なコミュニケーションを実現するために、積極的に実践していきましょう。

まとめ

電話対応のマナーは、ビジネスシーンにおいて非常に重要な要素です。

電話を通じてのコミュニケーションは、企業や個人の印象を大きく左右するため、常に相手の立場に立って丁寧な対応を心がける必要があります。

明るく元気な声、聞き取りやすい話し方、メモの活用、具体的な質問、確認の徹底など、様々なテクニックを身につけ、継続的に練習を重ねることで、効果的な電話対応スキルを向上させることができます。

これらの基本をしっかりと押さえ、ビジネスコミュニケーションの質を高めていくことが肝心です。

西山みりん

ライター・イラストレーター

携帯販売店（半年）→ブラック企業で派遣（１年半）→病んで寿司屋のアルバイト（１年）→出版社（２年～）と転職を繰り返したHSPアラサー女が、20代後半の転職を応援・情報を発信しています。